Teil A: SaaS-Vertrag und Nutzungsbedingungen
1. Vertragsgrundlagen, Geltungsbereich und Begriffe
Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Voicebot- und KI-Telefonie-Plattform HalloLuci. Sie regeln insbesondere die Einrichtung und Nutzung KI-gestützter Telefonassistenten, Telefonie- und Routing-Funktionen, Transkription, Zusammenfassungen, Aufgaben- und Vorgangserstellung, Integrationen, Support, Zusatzleistungen sowie die vertraglichen Pflichten der Kunden.
Der Vertrag richtet sich ausschließlich an Unternehmer, juristische Personen und rechtsfähige Personengesellschaften, die HalloLuci im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzen. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen
Kunde ist die natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die HalloLuci bucht oder nutzt. Anrufende sind Personen, die mit dem vom Kunden eingesetzten KI-Telefonassistenten telefonisch interagieren. Endkunden sind insbesondere Kunden, Interessenten, Versicherungsnehmer, Anspruchsteller, Dritte, Mitarbeitende oder sonstige Kommunikationspartner des Kunden.
Die Plattform bezeichnet die cloudbasierte Software und die mit ihr verbundenen technischen Komponenten, über die Kunden KI-Telefonassistenten konfigurieren, Wissen hinterlegen, Telefonnummern oder Telefonanlagen anbinden, Gesprächsinhalte verarbeiten, Transkripte, Zusammenfassungen, Kategorien und Aufgaben nutzen und Integrationen zu externen Systemen einrichten können.
Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn VersOffice ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zustimmt. Bei Widersprüchen gilt folgende Reihenfolge: individuelle Vereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Module / Leistungsbeschreibung im Rahmen der Bestellstrecke , diese Nutzungsbedingungen und danach technische Dokumentationen oder Hilfetexte der Plattform.
2. Vertragsschluss über Bestellstrecke auf der Website
Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde über die Bestellstrecke auf der Website die gewünschte Leistung auswählt, seine Unternehmens- und Zahlungsdaten angibt, diese Nutzungsbedingungen sowie die Datenschutzhinweise und den Auftragsverarbeitungsvertrag akzeptiert und VersOffice die Bestellung durch Freischaltung, Auftragsbestätigung, Zugangsdaten oder sonstige Annahmeerklärung bestätigt.
VersOffice kann die Annahme einer Bestellung ablehnen, wenn Unternehmensdaten unvollständig sind, Zahlungsdaten fehlen, regulatorische Risiken erkennbar werden, eine Nutzung außerhalb des vorgesehenen Anwendungsbereichs geplant ist oder sonstige berechtigte Gründe entgegenstehen.
Der Kunde ist verpflichtet, alle Angaben im Bestellprozess vollständig, aktuell und richtig zu machen. Änderungen, insbesondere bei Rechnungsdaten, Ansprechpartnern, Datenschutzkontakten, technischen Administrierenden und Zahlungsdaten, sind unverzüglich im Kundenkonto oder in Textform mitzuteilen.
Soweit die Zahlung über Stripe oder einen anderen Zahlungsdienstleister abgewickelt wird, gelten ergänzend dessen Bedingungen und Datenschutzinformationen. VersOffice bleibt Vertragspartner für die Plattformleistung, ist aber nicht verantwortlich für Störungen, Ablehnungen oder Prüfungen, die ausschließlich im Einflussbereich des Zahlungsdienstleisters liegen.
3. Leistungsgegenstand und Leistungpflichten von VersOffice
3.1. VersOffice stellt dem Kunden HalloLuci als Software-as-a-Service zur Verfügung. HalloLuci ermöglicht es dem Kunden, einen KI-gestützten Telefonassistenten zu erstellen, zu konfigurieren und für eingehende Telefonkommunikation einzusetzen. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach deden gebuchten Modulen (Leistungsbeschreibungen im Rahmen der Bestellstrecke) .
Zum typischen Leistungsumfang gehören die Einrichtung eines KI-Telefonassistenten mit Name, Stimme, Sprache, Begrüßung, Gesprächslogik, Prompt und Wissensgrundlagen, die Bereitstellung oder Anbindung von Telefonnummern, SIP-Trunks oder Telefonanlagen, die temporäre Verarbeitung von Audio zur Transkription, die Erstellung von Transkripten, Zusammenfassungen, Aufgaben, Kategorien und Vorgängen sowie die Möglichkeit, Informationen an hinterlegte E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder angebundene Systeme zu übermitteln.
Die Plattform stellt dem Kunden nach Verfügbarkeit modulare Geschäftsvorfälle bereit. Hierzu können insbesondere Rückrufbitten, Schadenaufnahmen, Angebots- oder Neuabschlussanfragen ohne Beratung, Änderungsmitteilungen, Terminbuchungen, allgemeine Unternehmensfragen und Weiterleitungen gehören. Die Module sind auf eine strukturierte Aufnahme und Weiterleitung von Anliegen ausgerichtet und können nach den technischen Möglichkeiten der Plattform angepasst oder erweitert werden.
HalloLuci verarbeitet Gesprächsinhalte automatisiert unter Einsatz von künstlicher Intelligenz, insbesondere zur Sprachverarbeitung, Transkription, Zusammenfassung, Kategorisierung, Aufgaben- und Vorgangserstellung sowie zur strukturierten Gesprächsführung und Weiterleitung von Anliegen.
KI-generierte Inhalte, Ausgaben, Transkripte, Zusammenfassungen, Kategorien, Antworten, Vorschläge, Aufgaben, Extraktionen, Zuordnungen und sonstige automatisiert erzeugte Ergebnisse können unvollständig, missverständlich, fehlerhaft, technisch unzutreffend oder halluziniert sein. Dies gilt insbesondere bei komplexen, mehrdeutigen, fachlichen, sensiblen, emotionalen oder unvollständigen Gesprächsinhalten sowie bei Hintergrundgeräuschen, Dialekten, schlechter Audioqualität oder uneindeutigen Nutzerangaben.
3.2. VersOffice schuldet keine inhaltliche, fachliche, rechtliche, steuerliche, medizinische, versicherungsrechtliche oder wirtschaftliche Richtigkeit KI-generierter Ergebnisse. HalloLuci ersetzt keine menschliche Prüfung, keine qualifizierte Sachbearbeitung und keine fachliche Beratung oder Entscheidung.
VersOffice übernimmt keine Gewähr dafür, dass KI-generierte Inhalte jederzeit korrekt, vollständig, aktuell, diskriminierungsfrei oder für den vom Kunden vorgesehenen Zweck geeignet sind.
4. Pflichten des Kunden bei KI- und Telefonienutzung
4.1. Der Kunde trägt die fachliche, organisatorische und rechtliche Verantwortung für den konkreten Einsatz von HalloLuci in seinem Unternehmen. Er entscheidet, welche Use Cases aktiviert werden, welche Informationen der Assistent erhält, welche Anliegen automatisiert aufgenommen werden, wann an Menschen weitergeleitet wird und welche Systeme angebunden werden.
Der Kunde hat sicherzustellen, dass Anrufende in geeigneter Weise darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-gestützten Telefonassistenten oder digitalen Telefonassistenten interagieren, soweit dies rechtlich erforderlich ist oder nach den Umständen nicht offensichtlich ist. Die Information soll klar, verständlich und zu Beginn des Gesprächs erfolgen.
Der Kunde muss zulässige Gesprächsinhalte, Eskalationsregeln, Weiterleitungen und Grenzen des KI-Assistenten festlegen. Er stellt sicher, dass die Plattform nicht für unzulässige oder rechtswidrige Zwecke eingesetzt wird.
Dies umfasst insbesondere:
– die Einhaltung lauterkeitsrechtlicher Vorgaben (z. B. Einwilligungserfordernis bei Telefonwerbung und Outbound-Kommunikation),
– die Vorgabe klar definierter Eskalations- und Weiterleitungsregeln,
– die Sicherstellung, dass bei rechtlich, wirtschaftlich oder persönlich sensiblen Sachverhalten (insbesondere Beschwerden, Schadenfällen, Gesundheitsdaten, Fristsachen, Kündigungen, Vertragsänderungen oder haftungsträchtigen Vorgängen) eine angemessene menschliche Einbindung erfolgt.
Telefonische Kontaktaufnahmen zu Werbezwecken dürfen nur erfolgen, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt, da sogenannte „Cold Calls“ ohne Einwilligung unzulässig sind.
Besonders sensible Anliegen, Beschwerden, Schadenfälle, Gesundheitsdaten, Fristen, Kündigungen, Vertragsänderungen oder haftungsrelevante Vorgänge sind so zu konfigurieren, dass eine geeignete menschliche Prüfung möglich ist.
Der Kunde ist verpflichtet, Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Kategorien und automatisierte Einträge regelmäßig auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Er darf HalloLuci nicht so einsetzen, dass die KI ohne gesonderte menschliche rechtliche Prüfung individuelle Rechts-, Steuer-, Finanz-, Versicherungs-, Gesundheits- oder sonstige Fachberatung erbringt.
4.2. HalloLuci ist ein Assistenz- und Automatisierungssystem. Automatisierte Verarbeitungsergebnisse dürfen nicht ohne angemessene menschliche Kontrolle als alleinige Grundlage für rechtliche, wirtschaftliche, medizinische, versicherungsbezogene, personalbezogene oder sonstige wesentliche Entscheidungen verwendet werden, insbesondere sofern dies gesetzlich unzulässig ist oder besondere Risiken für betroffene Personen bestehen. Die Plattform ersetzt keine menschlich- fachliche Prüfung, keine qualifizierte menschliche Sachbearbeitung und/oder Entscheidung, keine rechtliche oder steuerliche Beratung, keine medizinische Einschätzung und keine Versicherungs- oder Finanzberatung. Rechtlich oder wirtschaftlich relevante Entscheidungen dürfen nicht allein auf Ausgaben der KI gestützt werden.
Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Inhalte und automatisierte Verarbeitungsergebnisse vor ihrer Verwendung, Weitergabe, Speicherung, Bearbeitung oder Umsetzung angemessen auf Plausibilität, Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Dies gilt insbesondere bei vertragsrelevanten Erklärungen, Fristen, Beschwerden, Schadenfällen, Gesundheitsdaten, Vertragsänderungen, Beratungsinhalten, Zahlungsinformationen, regulatorischen Vorgängen oder sonstigen rechtlich oder wirtschaftlich erheblichen Sachverhalten.
Die Nutzung der Plattform ist durch den Kunden so auszugestalten, dass keine automatisierte rechtliche Prüfung oder Subsumtion von Einzelfällen erfolgt. Insbesondere dürfen keine individuellen rechtlichen Empfehlungen, Bewertungen oder Handlungsanweisungen generiert oder verwendet werden.
Der Kunde muss zulässige Gesprächsinhalte, Eskalationsregeln, Weiterleitungen und Grenzen des KI-Assistenten festlegen. Besonders sensible Anliegen, Beschwerden, Schadenfälle, Gesundheitsdaten, Fristen, Kündigungen, Vertragsänderungen oder haftungsrelevante Vorgänge sind so zu konfigurieren, dass eine geeignete menschliche Prüfung möglich ist.
Der Kunde ist verpflichtet, Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Kategorien und automatisierte Einträge regelmäßig auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Er darf HalloLuci nicht so einsetzen, dass die KI ohne gesonderte menschliche rechtliche Prüfung individuelle Rechts-, Steuer-, Finanz-, Versicherungs-, Gesundheits- oder sonstige Fachberatung erbringt.
Der Kunde hat dafür zu sorgen, dass nur erforderliche Daten verarbeitet werden, datenschutzrechtliche Informationspflichten erfüllt werden, Rechtsgrundlagen vorliegen, Löschfristen eingehalten werden und besondere Kategorien personenbezogener Daten nur verarbeitet werden, wenn hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen und angemessene Schutzmaßnahmen bestehen.
Der Kunde richtet geeignete organisatorische Maßnahmen ein, um sicherzustellen, dass KI-generierte Inhalte vor ihrer Verwendung einer qualifizierten menschlichen Prüfung unterzogen werden. Dies umfasst insbesondere Freigabeprozesse, Vier-Augen-Prinzipien oder vergleichbare Kontrollmechanismen. Der Kunde stellt sicher, dass der Einsatz der Plattform in seine internen Kontroll-, Compliance- und Risikomanagementsysteme integriert wird. Dies umfasst insbesondere die Einrichtung von Prüf-, Freigabe- und Überwachungsprozessen für die Verwendung KI-generierter Inhalte sowie die Einhaltung regulatorischer Anforderungen aus dem Finanz-, Versicherungs- und Datenschutzrecht.
4.3. Datenschutz und Datenverarbeitung (Ziffer 4.3, Ziffer 9 und Ziffer 14.2. Datenschutz)
Der Kunde ist verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Er stellt insbesondere sicher, dass:
– jede Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruht (Art. 6 DSGVO),
– die Grundsätze der Datenverarbeitung eingehalten werden, insbesondere Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung (Art. 5 DSGVO) 4,
– nur solche Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind,
– Löschfristen definiert und eingehalten werden,
– geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten implementiert sind,
– besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen und mit angemessenen Schutzmaßnahmen verarbeitet werden.
Soweit die Plattform personenbezogene Daten verarbeitet, hat der Kunde zudem die Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Widerspruch etc.) sicherzustellen. Auf die weiteren datenschutzrechtlichen Regelungen in Ziffer 9 wird verwiesen.
4.4. Drittanbieter und technische Infrastruktur
Soweit für den Betrieb der Plattform externe Dienste (z. B. Telefonieanbieter, SIP-Trunks, Hosting- oder KI-Dienstleister) eingesetzt werden, ist der Kunde dafür verantwortlich, deren Einsatz datenschutzrechtlich und regulatorisch ordnungsgemäß einzuordnen und entsprechende vertragliche Vereinbarungen (z. B. Auftragsverarbeitung) zu treffen.
4.5. Soweit die Plattform in konkreten Anwendungsfällen als Hochrisiko-KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 einzustufen ist, gelten ergänzend die gesetzlichen Anforderungen, insbesondere hinsichtlich Risikomanagement, menschlicher Aufsicht, Protokollierung, technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie, soweit einschlägig, der Durchführung einer Grundrechte-Folgenabschätzung.
Der Kunde verpflichtet sich, entsprechende organisatorische Vorkehrungen, Prüfprozesse und Dokumentationen einzurichten und einzuhalten.
5. Einrichtung, Konfiguration, Wissen und kundenspezifische Anpassungen
Der Kunde kann den KI-Assistenten innerhalb der Plattform nach den jeweils verfügbaren Funktionen konfigurieren. Dazu können Name, Stimme, Sprache, Begrüßung, Gesprächsregeln, Weiterleitungen, Eskalationslogiken, Prompt-Inhalte, Wissensquellen, Dokumente, Website-URLs und Freitexte gehören.
Vom Kunden hinterlegte Prompts, Gesprächsleitfäden, Dokumente, URLs, Unternehmensinformationen, Produktinformationen, Prozessbeschreibungen, Weiterleitungsregeln und Integrationen gelten als vom Kunden veranlasst. Der Kunde ist dafür verantwortlich, diese Inhalte vor Aktivierung auf Richtigkeit, Aktualität, Geheimhaltungsbedarf, Rechte Dritter, Datenschutz und regulatorische Zulässigkeit zu prüfen.
Kundenspezifische Integrationen, Datenimporte, Prompt-Erstellungen, Schulungen, Beratungsleistungen, besondere Workflows oder Sonderentwicklungen werden nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich beauftragt und von VersOffice bestätigt wurden. Soweit eine Leistung nach Aufwand vereinbart ist, gelten die jeweils bestätigten Stundensätze und Abrechnungsregeln.
VersOffice kann Standardmodule weiterentwickeln, zusammenlegen, ersetzen oder einstellen, sofern der vertraglich vereinbarte Kernzweck der Plattform nicht wesentlich beeinträchtigt wird oder die Änderung aus technischen, sicherheitsbezogenen, datenschutzrechtlichen oder regulatorischen Gründen erforderlich ist.
6. Technische Infrastruktur, Hosting und externe Dienstleister
Nach aktuellem Stand werden wesentliche technische Bestandteile der Plattform in Europa betrieben. Für Telefonnummern und SIP-Trunking ist derzeit Voip2gsm mit Standort Tschechien eingesetzt. Für Plattform-Hosting ist Hetzner mit Standorten in Deutschland und Backup in Finnland bereitgestellt. Für KI- und Audio-Konversationen wird Google Gemini 2.5 Flash Native Audio mit EU-Hosting eingesetzt. Der Einsatz neuer Modellversionen, beispielsweise Gemini 3.1 Flash Live, soll erst erfolgen, wenn die technische und rechtliche Prüfung, insbesondere zum EU-Hosting, abgeschlossen ist.
Für Zahlungsabwicklung wird Stripe eingesetzt. Für Weiterentwicklung, technischen Support und Infrastrukturbetreuung ist eine Zusammenarbeit mit der Mr Money Software GmbH bereits angelegt.
VersOffice darf angemessene Unterauftragnehmer und Dienstleister einsetzen, soweit dies für Betrieb, Hosting, Telefonie, KI-Verarbeitung, Wartung, Support, Sicherheit, Zahlungsabwicklung oder Integrationen erforderlich ist. Für personenbezogene Daten im Auftrag gelten ergänzend die Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags in Teil C dieses Dokuments.
7. Nutzerkonto, Zugänge und Verantwortung im Administrationsbereich
Der Kunde erhält Administrationszugänge für berechtigte Nutzer. Er ist dafür verantwortlich, nur befugten Personen Zugriff zu gewähren, Rollen und Berechtigungen korrekt einzurichten, Zugangsdaten geheim zu halten und ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Personen unverzüglich zu entfernen.
Handlungen über das Kundenkonto werden dem Kunden zugerechnet, sofern der Kunde nicht nachweist, dass die Nutzung ohne sein Verschulden erfolgt ist. Der Kunde hat VersOffice unverzüglich zu informieren, wenn Anhaltspunkte für Verlust, Missbrauch, unbefugte Nutzung, kompromittierte Passwörter, fehlerhafte Integrationen oder Sicherheitsvorfälle bestehen.
VersOffice darf aus Sicherheitsgründen angemessene Maßnahmen treffen, insbesondere Passwörter zurücksetzen, zusätzliche Authentifizierung verlangen, Zugänge vorübergehend sperren oder einzelne Funktionen deaktivieren, wenn konkrete Risiken für Plattform, Daten, Kunden, Anrufende oder Dritte bestehen.
8. Regulatorische Grenzen und verbotene Nutzungen
8.1. HalloLuci darf im Standard nur zur Annahme, Strukturierung, Dokumentation, Transkription, Zusammenfassung, Kategorisierung, Weiterleitung und Vorbereitung von Anliegen genutzt werden. Eine individuelle Versicherungs-, Finanzanlage-, Rechts-, Steuer- oder medizinische Beratung ist ohne gesonderte menschliche Prüfung und ausdrückliche menschliche Freigabe nicht Gegenstand der Plattform. Der Kunde sichert zu und gewährleistet, dass er die Dienste (einschließlich aller Drittanbieterdienste) ausschließlich für rechtmäßige Zwecke und in einer Weise nutzt, die mit diesen Nutzungsbedingungen und den geltenden Gesetzen, Vorschriften und anderen rechtlich durchsetzbaren Vorgaben übereinstimmt.
8.2. Insbesondere bei Finanz- und Versicherungsmaklern bleibt der Kunde selbst dafür verantwortlich, Beratungsdokumentation, Einwilligungen, Vollmachten, Datenschutz, Berufsrecht, Wettbewerbsrecht, Vorgaben zur Telefonwerbung, Aufzeichnungspflichten und sonstige regulatorische Anforderungen einzuhalten.
8.3.Unzulässige Nutzungen
Der Kunde verpflichtet sich, Folgendes weder selbst zu tun noch einer anderen Person zu gestatten:
8.3.1. Input zu verwenden, für den oder dessen entsprechende Nutzung er nicht alle erforderlichen Rechte hat;
8.3.2. die Dienste ohne vorherige schriftliche Zustimmung von VersOffice weiterzuverkaufen oder unterzulizenzieren oder Dritten den Zugang zur Plattform oder die Nutzung der Dienste zu gestatten, einschließlich durch Verkauf oder Übertragung von Zugangsdaten oder API-Keys;
8.3.3. die Dienste zu nutzen, um Entscheidungen zu treffen oder bei der Entscheidungsfindung zu beraten, die eine einzelne Person oder mehrere Personen betreffen, einschließlich Personalentscheidungen oder Risikobewertung oder Preisgestaltung in Bezug auf Lebens- oder Krankenversicherungen;
8.3.4. die Dienste als allgemeine „Chatbot“-Lösung zu nutzen (wobei klargestellt wird, dass diese Einschränkung keine „Chat“-Lösungen verbieten soll, die in einer dem Kunden zur Verfügung gestellten Dokumentation beschrieben sind oder anderweitig von VersOffice bereitgestellt werden);
8.3.5. die Dienste für schädliche oder böswillige Zwecke zu nutzen, einschließlich zur Erstellung, Vornahme oder Verbreitung von Plagiaten, Fehlinformationen, Hassrede, Belästigungen, Verletzungen der Privatsphäre, Hacking oder anderer Handlungen zur Verletzung oder Gefährdung der Sicherheit oder Integrität eines Netzwerks, einer Software, eines Computers oder eines Kommunikationssystems; unzulässig ist jede Nutzung für rechtswidrige, täuschende, manipulative, diskriminierende, belästigende oder sicherheitsgefährdende Zwecke. Insbesondere darf HalloLuci nicht für unerlaubte Telefonwerbung, Spam, Drohanrufe, aggressive Vertriebsmethoden, unzulässige automatisierte Entscheidungen, die Verarbeitung sensibler Daten ohne Rechtsgrundlage oder die Umgehung von Sicherheitsmechanismen eingesetzt werden.
8.3.6 Benutzerinhalte
hochzuladen oder die Dienste zu nutzen, um Benutzerinhalte zu erstellen, die Urheberrechte, Marken, Patente, Geschäftsgeheimnisse oder andere Rechte geistigen Eigentums oder sonstige Rechte Dritter verletzen oder beeinträchtigen;
8.3.7 Störungen, Unterbrechungen oder eine unzumutbare Belastung der Plattform, der Dienste oder der verbundenen Netzwerke zu verursachen, bösartige Software in die Plattform oder die Dienste einzuführen oder zu versuchen, Einschränkungen, Filter oder Sicherheitsfunktionen zu deaktivieren oder zu umgehen;
8.3.8 automatisierte oder programmatische Methoden zur Datenextraktion von der Plattform oder den Diensten zu verwenden, einschließlich Scraping, Harvesting oder Web-Datenextraktionsmethoden, ausgenommen in dem Umfang, in dem Sie das Recht dazu gemäß zwingendem, geltendem Recht haben;
8.3.9 die Dienste oder die Plattform zu nutzen oder darauf zuzugreifen, um eine Plattform, Software, Technologie, ein Produkt oder einen Dienst zu entwickeln, der der Plattform, den Diensten oder den Drittanbieterdiensten ähnlich ist oder mit ihnen konkurriert, oder um andere wettbewerbsrelevante Kenntnisse oder Vorteile gegenüber Fonds Finanz oder den Drittanbietern zu erlangen;
8.3.10 die Herkunft des outputs falsch darzustellen (z. B. zu behaupten, dass der Output von Menschen erstellt wurde);
8.3.11 den Quellcode (Sourcecode) (oder andere den Modellen oder Algorithmen zugrundeliegende Komponenten) eines oder einer von Fonds Finanz oder einem Drittanbieter verwendeten Modells oder Software durch Reverse Engineering, Verwendung von Sniffing-Tools oder auf andere Weise zu disassemblieren, dekompilieren, rekonstruieren oder anderweitig zu erforschen, außer Sie sind nach zwingendem anwendbaren Recht dazu berechtigt; Der Kunde darf die Plattform nicht kopieren, reverse engineeren, Sicherheitsmechanismen umgehen, unbefugte Lasttests durchführen, Schnittstellen außerhalb der Dokumentation nutzen oder Inhalte einbringen, die Rechte Dritter verletzen, rechtswidrig, schadcodebehaftet, geheimhaltungswidrig oder sicherheitsgefährdend sind.
8.3.12 Personenbezogene Daten in die Plattform einzugeben oder Personenbezogene Daten als Input zu verwenden, es sei denn, dies ist ausdrücklich in diesen Nutzungsbedingungen gestattet (vgl. hierzu insbesondere Ziffer 14.2; oder
8.3.13 die Dienste in einer Weise zu nutzen, die gegen anwendbare Drittanbieterrichtlinien verstößt.
8.4 VersOffice kann den Zugang des Kunden zur Plattform und zu den Diensten (einschließlich durch Deaktivierung Ihrer Zugangsdaten und/oder des API-Keys) jederzeit ohne Vorankündigung einstellen, wenn durch ein vorsätzliches oder fahrlässiges Verhalten (Tun oder Unterlassen, das dem Kunden zuzurechnen ist), gegen diese Nutzungsbedingungen verstoßen wird. VersOffice haftet nicht für die Folgen einer solchen Einstellung.
9. Datenschutz, Auftragsverarbeitung, Gesprächsdaten
Soweit VersOffice personenbezogene Daten des Kunden oder dessen Endkunden im Auftrag verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und VersOffice Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag in Teil C dieses Dokuments.
Der Kunde erkennt an, dass je nach Einsatzbereich auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, in Gesprächen vorkommen können. Der Kunde ist für die Zulässigkeit dieser Verarbeitung, die Rechtsgrundlage nach Art. 6 und Art. 9 DSGVO, die Information der Betroffenen und die Durchführung etwa erforderlicher Datenschutz-Folgenabschätzungen verantwortlich.
Gesprächsdaten werden nicht zum Training eigener KI-Modelle von VersOffice genutzt, sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart und datenschutzrechtlich zulässig. Audiofiles werden zum Zweck der Transkription temporär verarbeitet und nach der Transkription gelöscht. Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben und Metadaten werden nach den im Kundenkonto, Vertrag oder Datenschutzkonzept festgelegten Fristen gespeichert.
10. Preise, Abrechnung und Zahlung
Preise, Grundgebühren, Minutenpreise, Pakete, Setup-Kosten, Integrationskosten und Zusatzleistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Modul / der jeweiligen Leistungsbeschreibung im Rahmen der Bestellstrecke. Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.
Variable Entgelte können nach Gesprächsminuten, angebrochenen Abrechnungseinheiten, Rufnummern, Nutzern, Integrationen, Datenvolumen, Modulen oder sonstigen Leistungsparametern berechnet werden. Die konkrete Abrechnungslogik ist im Bestellprozess oder in der Leistungsbeschreibung ausgewiesen.
Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Der Kunde ermächtigt VersOffice beziehungsweise den Zahlungsdienstleister, fällige Entgelte nach der gewählten Zahlungsart einzuziehen. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt.
Der Kunde ist verpflichtet, Rechnungen nach deren Zugang zeitnah zu prüfen und etwaige Einwendungen unverzüglich geltend zu machen.
Erfolgt innerhalb von 4 Wochen keine Beanstandung in Textform, wird vermutet, dass die Rechnung korrekt ist. Gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
Unbestrittene Teilbeträge bleiben fällig. Bei Zahlungsverzug kann VersOffice Verzugszinsen und Mahnkosten nach den gesetzlichen Vorschriften verlangen und nach angemessener Vorankündigung den Zugang sperren oder Leistungen zurückbehalten.
11. Verfügbarkeit, Wartung, Support und Änderungen
VersOffice bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist. Sofern eine Verfügbarkeit von 99 % vereinbart wird, sind geplante Wartungen sowie Notfallwartungen, höhere Gewalt, Störungen von Telefonnetzen, Internetzugängen, Zahlungsdienstleistern, KI-Modellprovidern, Hostinganbietern, Fehlkonfigurationen durch den Kunden und Angriffe Dritter ausgenommen, soweit sie außerhalb des Einflussbereichs von VersOffice liegen.
VersOffice darf Wartungsarbeiten durchführen, wenn dies für Sicherheit, Stabilität, Datenschutz, Skalierung oder Weiterentwicklung erforderlich ist. Planbare Wartungen sollen nach Möglichkeit rechtzeitig (wenn möglich 1 Woche vorher) angekündigt werden. Support erfolgt über E-Mail/Ticketsystem/Telefon zu den jeweils vereinbarten Zeiten. Reaktionszeiten, Prioritäten und Service Level gelten nur, soweit sie gesondert vereinbart sind.
VersOffice darf die Plattform weiterentwickeln, Funktionen ändern, verbessern, ersetzen oder entfernen, wenn der Vertragszweck nicht wesentlich beeinträchtigt wird oder die Änderung aus technischen, rechtlichen, sicherheitsbezogenen, datenschutzrechtlichen, KI-Compliance- oder Betriebsgründen erforderlich ist. Beta-, Preview- oder Pilotfunktionen können jederzeit angepasst oder eingestellt werden.
12. Rechte an Software, Marke, Inhalten und Daten
12.1.Lizenzen und Benutzerinhalte.
12.1.1.Vorbehaltlich der Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen wird dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares, widerrufliches und beschränktes Recht eingeräumt, auf die Plattform zuzugreifen und die Dienste ausschließlich zu rechtmäßigen internen Geschäftszwecken zu nutzen.
12.1.2 Bei der Nutzung der Dienste kann der Kunde Informationen, Inhalte oder sonstige Daten zur Verarbeitung durch die Dienste bereitstellen („Input“) und Informationen, Inhalte oder sonstige Daten erhalten, die von den Diensten basierend auf dem Input generiert und ausgegeben werden („Output“, und zusammen mit dem Input „Benutzerinhalte“). Der Kunde sichert zu und gewährleistet dass: (i) er alle erforderlichen Lizenzen, Genehmigungen, Zustimmungen und Rechte zur Nutzung solcher Benutzerinhalte und zur Einräumung der in Abschnitt 12.1.3 gewährten Lizenz an VersOffice hat, und (ii) die Benutzerinhalte sowie deren Nutzung, wie in diesen Nutzungsbedingungen vorgesehen, keine geltenden Gesetze, Datenschutzrechte, Veröffentlichungsrechte, Persönlichkeitsrechte, Markenrechte, Urheberrechte, vertragliche oder andere Rechte einer (natürlichen oder juristischen) Person oder Organisation und keine VersOffice Richtlinien oder Drittanbieterrichtlinien verletzen.
12.1.3 Der Kunde gewährt hiermit VersOffice und den jeweils beteiligten Drittanbietern ein nicht ausschließliches, unterlizenzierbares, weltweites, lizenzgebührenfreies Recht, (i) die Benutzerinhalte und alle von Ihnen bereitgestellten Daten und Informationen in dem Umfang und Maß zu nutzen, das heißt insbesondere zu empfangen, zu verarbeiten, zu modifizieren, zu kopieren, zu kodieren, zu speichern, zu übertragen und sonst zu nutzen, soweit es für die Erbringung der Dienste, für den Betrieb, den Support, die Sicherheit, die Fehleranalyse, die Abrechnung und die Vertragserfüllung vernünftigerweise erforderlich ist sowie (ii) ein entsprechendes Recht für die Dauer der Laufzeit dieser Nutzungsbedingungen und bis zu 30 Tage nach Ablauf oder Beendigung dieser Nutzungsbedingungen, soweit es vernünftigerweise erforderlich ist, um die Dienste aufrechtzuerhalten (z.B. Diagnose von Problemen bei Fehlfunktionen), geltende Gesetze einzuhalten und diese Nutzungsbedingungen, VersOffice Richtlinien und Drittanbieterrichtlinien durchzusetzen.
VersOffice nimmt die Rechteeinräumung hiermit an.
VersOffice darf anonymisierte, aggregierte technische Nutzungs-, Sicherheits- und Leistungsdaten zur Fehleranalyse, Kapazitätsplanung und Produktverbesserung verwenden, soweit kein Personenbezug besteht und keine Geschäftsgeheimnisse des Kunden offengelegt werden.
12.2.Geistige Eigentumsrechte
12.2.1. In dem nach geltendem Recht zulässigen Umfang und im Verhältnis zwischen dem Kunden und VersOffice ist der Kunde Inhaber der Rechte an den Nutzerinhalten. Vom Kunden eingebrachte Inhalte, Prompts, Dokumente, Wissensquellen, Unternehmensinformationen und Gesprächsdaten verbleiben beim Kunden beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern Aufgrund der Natur des maschinellen Lernens können die Dienste dasselbe oder ein ähnliches Ergebnis für Dritte erzeugen. Dem Kunden stehen nicht die Rechte an für Dritte erzeugtem Output zu.
12.2.2. Im Verhältnis zwischen dem Kunden und VersOffice stehen VersOffice alle geistigen Eigentumsrechte an den Diensten und der Plattform zu, einschließlich des Designs und Formats der Plattform; aller technischen Daten im Zusammenhang mit den Diensten und der Plattform, einschließlich der Nutzungsdaten des Kunden, jedoch ohne Benutzerinhalte; des Layouts, des allgemeinen Erscheinungsbilds und der Funktionalität der Plattform, einschließlich der Rechte an der gesamten Software und allen Anwendungen, die von VersOffice zum Betrieb und zur Wartung der Plattform und der Dienste verwendet werden („VersOffice Materialien“). Alle nicht in diesen Nutzungsbedingung ausdrücklich gewährten Rechte sind VersOffice vorbehalten. Sofern in diesen Nutzungsbedingung nicht ausdrücklich angegeben, gewähren diese Nutzungsbedingungen dem Kunden keine Rechte am geistigen Eigentum oder an anderen Rechten oder Lizenzen in Bezug auf die Plattform, die Dienste oder VersOffice Materialien. Der Kunde darf keine VersOffice Materialien, weder ganz noch teilweise, ohne vorherige schriftliche Zustimmung von VersOffice verwenden, herunterladen, hochladen, kopieren, drucken, anzeigen, aufführen, reproduzieren, modifizieren, erneut veröffentlichen, lizenzieren, posten, veröffentlichen, übertragen oder verteilen, ausgenommen in den Fällen und in dem Umfang, in dem der Kunde dazu nach zwingendem geltendem Recht berechtigt ist.
12.2.3. Der Kunde ist nicht berechtigt, den Namen, die Marken oder Logos von VersOffice, einschließlich in Werbung, Marketing- oder Werbematerialien, Pressemitteilungen oder Pressekonferenzen, ohne vorherige schriftliche Zustimmung von VersOffice zu verwenden.
13.Keine Nutzung für KI-Training
VersOffice darf Benutzerinhalte ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Kunden nicht verwenden, um generative KI-Modelle zu trainieren und Dritten eine solche Verwendung ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Kunden nicht gestatten.
12. Rechte an Software, Marke, Inhalten und Daten
12.1.Lizenzen und Benutzerinhalte.
12.1.1.Vorbehaltlich der Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen wird dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares, widerrufliches und beschränktes Recht eingeräumt, auf die Plattform zuzugreifen und die Dienste ausschließlich zu rechtmäßigen internen Geschäftszwecken zu nutzen.
12.1.2 Bei der Nutzung der Dienste kann der Kunde Informationen, Inhalte oder sonstige Daten zur Verarbeitung durch die Dienste bereitstellen („Input“) und Informationen, Inhalte oder sonstige Daten erhalten, die von den Diensten basierend auf dem Input generiert und ausgegeben werden („Output“, und zusammen mit dem Input „Benutzerinhalte“). Der Kunde sichert zu und gewährleistet dass: (i) er alle erforderlichen Lizenzen, Genehmigungen, Zustimmungen und Rechte zur Nutzung solcher Benutzerinhalte und zur Einräumung der in Abschnitt 12.1.3 gewährten Lizenz an VersOffice hat, und (ii) die Benutzerinhalte sowie deren Nutzung, wie in diesen Nutzungsbedingungen vorgesehen, keine geltenden Gesetze, Datenschutzrechte, Veröffentlichungsrechte, Persönlichkeitsrechte, Markenrechte, Urheberrechte, vertragliche oder andere Rechte einer (natürlichen oder juristischen) Person oder Organisation und keine VersOffice Richtlinien oder Drittanbieterrichtlinien verletzen.
12.1.3 Der Kunde gewährt hiermit VersOffice und den jeweils beteiligten Drittanbietern ein nicht ausschließliches, unterlizenzierbares, weltweites, lizenzgebührenfreies Recht, (i) die Benutzerinhalte und alle von Ihnen bereitgestellten Daten und Informationen in dem Umfang und Maß zu nutzen, das heißt insbesondere zu empfangen, zu verarbeiten, zu modifizieren, zu kopieren, zu kodieren, zu speichern, zu übertragen und sonst zu nutzen, soweit es für die Erbringung der Dienste, für den Betrieb, den Support, die Sicherheit, die Fehleranalyse, die Abrechnung und die Vertragserfüllung vernünftigerweise erforderlich ist sowie (ii) ein entsprechendes Recht für die Dauer der Laufzeit dieser Nutzungsbedingungen und bis zu 30 Tage nach Ablauf oder Beendigung dieser Nutzungsbedingungen, soweit es vernünftigerweise erforderlich ist, um die Dienste aufrechtzuerhalten (z.B. Diagnose von Problemen bei Fehlfunktionen), geltende Gesetze einzuhalten und diese Nutzungsbedingungen, VersOffice Richtlinien und Drittanbieterrichtlinien durchzusetzen.
VersOffice nimmt die Rechteeinräumung hiermit an.
VersOffice darf anonymisierte, aggregierte technische Nutzungs-, Sicherheits- und Leistungsdaten zur Fehleranalyse, Kapazitätsplanung und Produktverbesserung verwenden, soweit kein Personenbezug besteht und keine Geschäftsgeheimnisse des Kunden offengelegt werden.
12.2.Geistige Eigentumsrechte
12.2.1. In dem nach geltendem Recht zulässigen Umfang und im Verhältnis zwischen dem Kunden und VersOffice ist der Kunde Inhaber der Rechte an den Nutzerinhalten. Vom Kunden eingebrachte Inhalte, Prompts, Dokumente, Wissensquellen, Unternehmensinformationen und Gesprächsdaten verbleiben beim Kunden beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern Aufgrund der Natur des maschinellen Lernens können die Dienste dasselbe oder ein ähnliches Ergebnis für Dritte erzeugen. Dem Kunden stehen nicht die Rechte an für Dritte erzeugtem Output zu.
12.2.2. Im Verhältnis zwischen dem Kunden und VersOffice stehen VersOffice alle geistigen Eigentumsrechte an den Diensten und der Plattform zu, einschließlich des Designs und Formats der Plattform; aller technischen Daten im Zusammenhang mit den Diensten und der Plattform, einschließlich der Nutzungsdaten des Kunden, jedoch ohne Benutzerinhalte; des Layouts, des allgemeinen Erscheinungsbilds und der Funktionalität der Plattform, einschließlich der Rechte an der gesamten Software und allen Anwendungen, die von VersOffice zum Betrieb und zur Wartung der Plattform und der Dienste verwendet werden („VersOffice Materialien“). Alle nicht in diesen Nutzungsbedingung ausdrücklich gewährten Rechte sind VersOffice vorbehalten. Sofern in diesen Nutzungsbedingung nicht ausdrücklich angegeben, gewähren diese Nutzungsbedingungen dem Kunden keine Rechte am geistigen Eigentum oder an anderen Rechten oder Lizenzen in Bezug auf die Plattform, die Dienste oder VersOffice Materialien. Der Kunde darf keine VersOffice Materialien, weder ganz noch teilweise, ohne vorherige schriftliche Zustimmung von VersOffice verwenden, herunterladen, hochladen, kopieren, drucken, anzeigen, aufführen, reproduzieren, modifizieren, erneut veröffentlichen, lizenzieren, posten, veröffentlichen, übertragen oder verteilen, ausgenommen in den Fällen und in dem Umfang, in dem der Kunde dazu nach zwingendem geltendem Recht berechtigt ist.
12.2.3. Der Kunde ist nicht berechtigt, den Namen, die Marken oder Logos von VersOffice, einschließlich in Werbung, Marketing- oder Werbematerialien, Pressemitteilungen oder Pressekonferenzen, ohne vorherige schriftliche Zustimmung von VersOffice zu verwenden.
13.Keine Nutzung für KI-Training
VersOffice darf Benutzerinhalte ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Kunden nicht verwenden, um generative KI-Modelle zu trainieren und Dritten eine solche Verwendung ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Kunden nicht gestatten.
14. Datenexport, Löschung und Vertragsende
Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde Daten nach den technischen Möglichkeiten der Plattform exportieren oder löschen. Der Kunde ist selbst verantwortlich, rechtzeitig Sicherungen und Exporte vorzunehmen, insbesondere für Transkripte, Aufgaben, Nachweise, Vorgänge, Konfigurationen und Integrationsdaten.
Nach Vertragsende löscht VersOffice personenbezogene Kundendaten nach Wahl des Kunden oder gibt sie zurück, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Abrechnungsinteressen, Nachweiszwecke oder Sicherheitsgründe entgegenstehen. Backups werden nach dem regulären Backup-Zyklus überschrieben oder gelöscht.
15. Laufzeit, Kündigung und Sperrung
15.1. Die Laufzeit richtet sich nach dem gebuchten Tarif. Sofern nichts anderes vereinbart ist, beginnt der Vertrag mit Freischaltung und läuft auf unbestimmte Zeit mit monatlicher Kündbarkeitzum Ende des Abrechnungszeitraums. Verträge mit monatlicher Laufzeit verlängern sich jeweils automatisch um einen weiteren Monat, sofern sie nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit durch den Kunden oder durch VersOffice gekündigt werden. Verträge mit jährlicher oder vereinbarter Mindestlaufzeit verlängern sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, sofern sie nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit durch den Kunden oder durch VersOffice gekündigt werden. Kündigungen von VersOffice und/oder durch den Kunden bedürfen der Textform oder können – im Fall einer Kündigung durch den Kunden – über eine in der Plattform vorgesehene Kündigungsfunktion erfolgen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung durch VersOffice liegt insbesondere bei schweren Verstößen gegen diese Bedingungen, (erstmaliger) Zahlungsverzug, rechtswidriger Nutzung, Gefährdung der Plattform, Datenschutzverstößen oder behördlichen Untersagungen vor; in diesen Fällen ist VersOffice zudem zu einer sofortigen und dauerhaften Sperrung des Zugangs berechtigt.
15.2 VersOffice darf Zugänge, Telefonnummern, Integrationen oder einzelne Funktionen vorübergehend sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für rechtswidrige Nutzung, Sicherheitsrisiken, Datenschutzverstöße, übermäßige Systembelastung, erstmaliger und/oder wiederholter Zahlungsverzug oder Verstöße gegen diese Bedingungen bestehen. VersOffice wird den Kunden nach Möglichkeit vorab informieren und Gelegenheit zur Abhilfe geben, sofern dadurch Sicherheit, Rechtskonformität oder berechtigte Interessen Dritter nicht gefährdet werden.
VersOffice behält sich das Recht vor, nach eigenem Ermessen (i) die Plattform dauerhaft oder vorübergehend einzustellen und/oder die Bereitstellung der Dienste oder eines Teils der Dienste für den Kunden einzustellen, (ii) zusätzliche Nutzungsbeschränkungen aufzuerlegen und/oder (iii) den Zugang zur Plattform und/oder den Diensten auszusetzen. VersOffice ist nicht verpflichtet, Benutzerinhalte und zugehörige Daten aufzubewahren.
16. Gewährleistung und Haftung
16.1.Haftungsausschluss.
16.1.1 Die Plattform und die Dienste (einschließlich des Outputs) werden dem Kunden auf einer „as is“-Basis zur Verfügung gestellt, und der Kunde nutzt die Plattform und die Dienste auf eigene Gefahr. Soweit nicht durch geltendes Recht untersagt, macht VersOffice keine ausdrücklichen, stillschweigenden, gesetzlichen oder anderweitigen Zusicherungen, Gewährleistungen oder Garantien in Bezug auf die Plattform oder die Dienste, abgesehen von den ausdrücklich in diesen Nutzungsbedingungen genannten. VersOffice schließt hiermit alle derartigen Gewährleistungen aus, einschließlich, aber nicht beschränkt auf jede Gewährleistung der Marktgängigkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck, Konformität, Genauigkeit oder Systemintegration. VersOffice gewährleistet nicht, dass der Betrieb der Plattform oder der Dienste jederzeit fehlerfrei, unterbrechungsfrei, mit jedem Drittsystem kompatibel,dass die Dienste, die Plattform oder die Server, die sie verfügbar machen, frei von Viren oder anderen schädlichen Komponenten sind, dass Mängel in der Plattform oder den Diensten behoben werden oder dass Benutzerinhalte sicher sind und nicht verloren gehen oder verändert werden.
Der Kunde hat Mängel unverzüglich nachvollziehbar zu melden und VersOffice bei der Analyse zu unterstützen. VersOffice kann Mängel durch Updates, Workarounds, Konfigurationshinweise oder Ersatzfunktionen beheben. Keine Mängelhaftung besteht für Fehler, die auf falsche Kundendaten, Prompts, unsachgemäße Konfiguration, Drittanbieter, Telefonnetze, Integrationen, lokale Systeme oder nicht freigegebene Nutzung zurückgehen.
16.1.2. Aufgrund der probabilistischen Natur der künstlichen Intelligenz-Modelle kann die Nutzung der Dienste in einigen Situationen zu falschem oder verzerrtem Output führen. VersOffice übernimmt keine ausdrückliche, stillschweigende, gesetzliche oder anderweitige Gewährleistung für die Genauigkeit, Zuverlässigkeit oder Vollständigkeit des Outputs oder von Informationen, Daten, Texten und Inhalten, die im Output enthalten sind. Der Kunde stimmt zu, jedweden Output entsprechend seinem Anwendungsfall zu analysieren, zu überprüfen, zu testen und anderweitig zu bewerten, einschließlich durch menschliche Überprüfung des Outputs.
16.1.3 Weder Inhalte auf der Plattform noch des Outputs dürfen dahingehend ausgelegt werden, dass sie dem Kunden oder einer anderen Person Beratung oder Empfehlungen jeglicher Art bieten. Der Kunde ist verantwortlich für die Erbringung seiner Dienstleistungen gegenüber seinen Endkunden oder Dritten und stimmt zu, alle regulatorischen Verpflichtungen im Zusammenhang mit seinen Dienstleistungen einzuhalten.
16.2. Haftungsbeschränkung.
16.2.1 Vorbehaltlich Abschnitt 16.2.2 haftet VersOffice dem Kunden gegenüber nur im Falle der Verletzung einer vertraglichen Pflicht, deren Erfüllung für die Vereinbarung, der diese Nutzungsbedingungen zugrunde liegen, wesentlich ist und auf die der Kunde regelmäßig vertrauen darf (eine sogenannte Kardinalpflicht), und in einem solchen Fall nur für vorhersehbare und vertragstypische Schäden, die dem Kunden tatsächlich entstanden sind.
16.2.2 Die Haftung von VersOffice für Schäden, die aus Verletzungen des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit resultieren, die Haftung nach dem deutschen Produkthaftungsgesetz und jede andere zwingende Haftung nach geltendem Recht (einschließlich der Haftung für grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz) bleibt von den Haftungsbeschränkungen und -ausschlüssen dieses Abschnitts unberührt.
16.2.3
Insbesondere haftet VersOffice nicht für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden, Reputationsschäden, ausgebliebene Abschlüsse, fehlerhafte Fachentscheidungen des Kunden oder Schäden aus ungeprüfter Übernahme von KI-Ausgaben. Bei leicht fahrlässiger Pflichtverletzung ist die Haftung auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten gezahlte Nettovergütung, höchstens jedoch auf 10.000 EUR begrenzt. Zwingende gesetzliche Ansprüche, insbesondere nicht abdingbare Datenschutzansprüche betroffener Personen, bleiben unberührt.
16.3.Freistellungsverpflichtungen des Kunden
Der Kunde verpflichtet sich, VersOffice und deren jeweilige Führungskräfte, Mitarbeiter,Vertriebspartner, Partner, Vertreter, Nachfolger und Abtretungsempfänger von und gegen alle Ansprüche, Forderungen, Verbindlichkeiten, Schäden, Kosten oder Ausgaben, einschließlich angemessener Anwaltsgebühren, aus Ansprüchen, die sich aus oder im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform, der Dienste und/oder der Benutzerinhalte durch den Kunden unter Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen ergeben, zu entschädigen, zu verteidigen und schadlos zu halten.
16.4. Freistellungsverpflichtungen von VersOffice
Vorbehaltlich der obigen Regelungen erklärt sich VersOffice bereit, den Kunden von und gegen alle Ansprüche, Forderungen, Verbindlichkeiten, Schäden, Kosten oder Ausgaben, einschließlich angemessener Anwaltsgebühren, freizustellen, zu verteidigen und schadlos zu halten, die aus Ansprüchen wegen der Verletzung von geistigen Eigentumsrechten Dritter durch die Plattform oder die Dienste (zur Klarstellung: nicht durch Benutzerinhalte) resultieren.
17. Geheimhaltung
Die Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur für Vertragszwecke zu verwenden. Vertrauliche Informationen sind insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen, Preise, Kundendaten, Prompts, Schnittstellen, Sicherheitskonzepte, Betriebsabläufe und Vertragsinhalte. Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Pflichten offenzulegen sind.
Die Geheimhaltungspflicht gilt für die Dauer des Vertrags und fünf Jahre danach; Geschäftsgeheimnisse sind so lange zu schützen, wie sie Geschäftsgeheimnisse bleiben. Namen und Logo des Kunden dürfen nur als Referenz verwendet werden, wenn der Kunde ausdrücklich zugestimmt hat. Eine erteilte Zustimmung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
18. Anwendbares Recht, Schlussbestimmungen
18.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist Bingen am Rhein.
18.2 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.
18.3 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen unberührt. .
18.4 Darüber hinaus behält sich VersOffice das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen oder Teile dieser Nutzungsbedingungen zu ändern, zu modifizieren, hinzuzufügen oder zu entfernen. Im Falle solcher Änderungen, Modifikationen, Ergänzungen oder Streichungen wird der Kunde darüber informiert und aufgefordert, die Nutzungsbedingungen in der dann aktuellen Form oder Version zu akzeptieren. Wenn der Kunde die Änderungen, Modifikationen, Ergänzungen oder Streichungen der Nutzungsbedingungen nicht akzeptiert, behält sich VersOffice das Recht vor, den Zugang des Kunden zur Plattform und den Diensten einzustellen (einschließlich der Deaktivierung der Zugangsdaten und/oder des API-Keys).
18.5.Verzicht. Ein Verzicht auf Rechte aus diesen Nutzungsbedingungen ist nur wirksam, wenn er schriftlich erfolgt und unterschrieben ist. Das Versäumnis von VersOffice, Rechte oder Bestimmungen in diesen Nutzungsbedingungen auszuüben oder durchzusetzen, stellt keinen Verzicht auf ein solches Recht oder eine solche Bestimmung dar.
18.6.Fortbestehen Zusätzlich zu allen Bestimmungen, die ausdrücklich oder ihrer Natur nach, nach Beendigung oder Ablauf dieser Nutzungsbedingungen gelten sollen, bleiben die folgenden Abschnitte nach Ablauf oder Beendigung dieser Nutzungsbedingungen bestehen:
Abschnitt 4.3, 9, 14.2 Absatz, 8.3.12 (Datenschutz),
Abschnitt 12.2 (Geistige Eigentumsrechte),
Abschnitt 13 (Keine Nutzung für KI-Training),
Abschnitt 16 (Gewährleistung und Haftung)
Abschnitt 17 (Geheimhaltung)
Abschnitt 18 (Anwendbares Recht , Schlussbestimmungen),
Teil B: Datenschutzhinweise für Website, Bestellprozess und HalloLuci-Plattform
17. Verantwortlicher und Geltungsbereich
Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die VersOffice GmbH, Stromberger Str. 47b, 55411 Bingen am Rhein, im Zusammenhang mit der Website, dem Bestell- und Bezahlsystem, dem Kundenkonto und der Nutzung der Voicebot- und KI-Telefonie-Plattform HalloLuci.
Datenschutzkontakt ist datenschutz@versoffice.de, Telefon +49 6721 79790-70. Datenschutzbeauftragter ist Murat Turap. Weitere Unternehmensangaben ergeben sich aus dem Impressum unter https://versoffice.de/impressum/.
Diese Hinweise unterscheiden zwischen Verarbeitungen, für die VersOffice selbst Verantwortlicher ist, und Verarbeitungen, die VersOffice im Auftrag des Kunden durchführt. Bei Anrufinhalten, Audio, Transkripten, Kundendokumenten, Wissensquellen, CRM-Übertragungen und sonstigen Daten von Endkunden des Kunden ist regelmäßig der Kunde Verantwortlicher und VersOffice Auftragsverarbeiter.
18. Datenkategorien
Im Zusammenhang mit HalloLuci können Bestands- und Kontaktdaten wie Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ansprechpartner und Rechnungsdaten verarbeitet werden. Außerdem können Vertrags- und Abrechnungsdaten wie gebuchter Tarif, Vertragsbeginn, Zahlungsstatus, Rechnungen, Buchungsreferenzen und Zahlungsreferenzen verarbeitet werden.
Bei Nutzung des Kundenkontos können Nutzungs- und Logdaten verarbeitet werden, etwa Login-Zeitpunkte, IP-Adressen, Geräte- und Browserdaten, Nutzerrollen, Aktionen im Kundenkonto, Fehlermeldungen und Sicherheitsereignisse. Im Rahmen der Telefonie können Rufnummern, Zeitpunkte, Dauer, Routing-Informationen, Weiterleitungsstatus und Gesprächsergebnisse verarbeitet werden.
Bei der Plattformnutzung können temporäre Audiofiles zur Transkription, Transkripte, Zusammenfassungen, Kategorien, Aufgaben, Notizen, Anliegen und Freitextangaben verarbeitet werden. Der Kunde kann außerdem Wissensquellen wie Prompts, Gesprächsleitfäden, hochgeladene Dokumente, Website-Inhalte, Unternehmensinformationen, Produktinformationen und Prozessbeschreibungen einbringen.
Je nach Use Case können besondere Kategorien personenbezogener Daten vorkommen. Dies betrifft insbesondere Gesundheitsdaten, etwa bei Schadenfällen, Kranken-, Lebens- oder Berufsunfähigkeitsversicherung, Leistungsfällen oder medizinisch geprägten Angaben. Für solche Daten gelten erhöhte Anforderungen an Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit, Schutzmaßnahmen und menschliche Kontrolle.
19. Zwecke und Rechtsgrundlagen bei eigener Verantwortlichkeit von VersOffice
VersOffice verarbeitet personenbezogene Daten als Verantwortlicher, wenn dies für die Bereitstellung der Website, IT-Sicherheit, Kontakt- und Demo-Anfragen, Vertrieb, Registrierung, Vertragsdurchführung, Kundenkonto, Abrechnung, Zahlungsabwicklung, Support, Fehleranalyse, Sicherheit, gesetzliche Pflichten oder Marketingkommunikation erforderlich ist.
Die Rechtsgrundlagen sind je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an sicherem Betrieb, Kommunikation, Support, Missbrauchsvermeidung und Produktstabilität sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erforderlich ist, etwa für bestimmte Marketing- oder Trackingmaßnahmen.
Newsletter oder werbliche Kommunikation erfolgen nur, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
20. Verarbeitung von Anruf- und Plattformdaten im Auftrag des Kunden
Bei Anruf- und Plattformdaten verarbeitet VersOffice personenbezogene Daten grundsätzlich nur nach dokumentierter Weisung des Kunden. Der Kunde entscheidet über Zwecke, Use Cases, Datenkategorien, Empfänger, Prompts, Weiterleitungen, Integrationen und Löschfristen. VersOffice stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet Daten zur Vertragserfüllung, Sicherheit, Fehlerbehebung und Bereitstellung der aktivierten Funktionen.
Audiofiles werden nur temporär zum Zweck der Transkription verarbeitet und anschließend gelöscht. Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Kategorien und Metadaten werden in der Plattform gespeichert und sind für berechtigte Nutzer des Kunden abrufbar. Als Standard ist eine Löschfrist von 30 Tagen für Transkripte und Zusammenfassungen eingerichtet, sofern keine abweichende kundenseitige Konfiguration und Rechtsgrundlage besteht.
Gesprächsdaten werden nicht zur Weiterentwicklung oder zum Training der Plattform oder zugrunde liegender KI-Modelle genutzt, sofern keine gesonderte Vereinbarung und Rechtsgrundlage vorliegt. Der Kunde kann den KI-Agenten mit Wissen anreichern, etwa durch URLs, Dokumente oder Freitext. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit dieser Inhalte verantwortlich.
21. Transparenz gegenüber Anrufenden und KI-Hinweis
Die Plattform ist so zu konfigurieren, dass Anrufende klar und verständlich darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-gestützten Telefonassistenten interagieren, soweit dies nach der EU-KI-Verordnung, Datenschutzrecht oder sonstigem Recht erforderlich ist oder nach den Umständen nicht offensichtlich ist. Die Information sollte zu Beginn des Gesprächs erfolgen.
22. Empfänger, Dienstleister und Drittlandübermittlungen
Im Rahmen der Plattform können Dienstleister und Unterauftragnehmer eingebunden werden. Nach aktuellem Stand betrifft dies insbesondere Hetzner Online GmbH für Hosting, Server und Backup in Deutschland und Finnland, Voip2gsm für Telefonnummern, SIP-Trunking und Telefonie-Routing mit Standort Tschechien, Google Ireland Limited beziehungsweise Google Cloud/Gemini für KI-Audioverarbeitung, Transkription und Sprachmodellfunktionen, Mr Money Software GmbH für Weiterentwicklung, Betrieb, technischen Support und Infrastrukturbetreuung sowie Stripe Payments Europe, Ltd. für Zahlungsabwicklung.
E-Mail-, SMS-, CRM-, Kalender- oder sonstige Integrationsanbieter können je nach Konfiguration des Kunden eingebunden werden. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Rechtmäßigkeit der Übermittlung an von ihm ausgewählte Empfänger oder Systeme zu prüfen.
Nach aktuellem Zielbild werden Server und wesentliche Verarbeitungen in der EU beziehungsweise im EWR betrieben. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, zum Beispiel durch Angemessenheitsbeschluss, EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche Schutzmaßnahmen oder eine gesetzliche Ausnahme.
23. Speicherdauer, Sicherheit und Betroffenenrechte
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Website-Logs werden grundsätzlich nur kurzfristig gespeichert, etwa 30 Tage, soweit keine längere Speicherung aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Kontakt- und Vertriebsdaten werden bis zur Bearbeitung der Anfrage und danach nach gesetzlichen Fristen oder berechtigten Interessen gespeichert. Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten werden für die Dauer des Vertrags und anschließend nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Audiofiles werden temporär bis zur Transkription verarbeitet und anschließend gelöscht. Transkripte, Zusammenfassungen und Aufgaben werden standardmäßig 30 Tage gespeichert. Backupdaten werden nach dem Backup-Zyklus überschrieben.
VersOffice trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung und Zerstörung zu schützen. Dazu gehören nach Umsetzung insbesondere Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Mandantentrennung, Need-to-know-Prinzip, EU/EWR-Hosting, Backup- und Wiederherstellungskonzepte, Vertraulichkeitsverpflichtungen sowie regelmäßige Updates und Schwachstellenmanagement.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Soweit VersOffice Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, sollten sich Anrufende und Endkunden vorrangig an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen wenden.
24. Automatisierte Entscheidungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, Cookies und Änderungen
HalloLuci dient im Standard der Gesprächsannahme, Strukturierung, Transkription, Zusammenfassung, Kategorisierung und Weiterleitung. Die Plattform ist nicht dafür bestimmt, automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO ohne menschliche Prüfung zu treffen. Solche Einsatzformen dürfen nur nach gesonderter rechtlicher Prüfung und mit geeigneten Schutzmaßnahmen aktiviert werden.
Aufgrund der Nutzung neuer Technologien, automatisierter Sprachverarbeitung und möglicher Gesundheitsdaten kann für bestimmte Use Cases eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Der Kunde ist als Verantwortlicher für diese Prüfung zuständig. VersOffice stellt, soweit verfügbar und angemessen, technische Informationen, TOM, Unterauftragnehmerlisten und Funktionsbeschreibungen zur Verfügung.
VersOffice kann diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich Rechtslage, Rechtsprechung, technische Umsetzung, Unterauftragnehmer, Funktionen oder Verarbeitungszwecke ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website bereitgestellt. Bei wesentlichen Änderungen, die Kunden betreffen, erfolgt eine angemessene Information über Website, E-Mail oder Kundenkonto.
Teil C: Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO
25. Parteien, Vertragsbezug und Gegenstand
HalloLuci dient im Standard der Gesprächsannahme, Strukturierung, Transkription, Zusammenfassung, Kategorisierung und Weiterleitung. Die Plattform ist nicht dafür bestimmt, automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO ohne menschliche Prüfung zu treffen. Solche Einsatzformen dürfen nur nach gesonderter rechtlicher Prüfung und mit geeigneten Schutzmaßnahmen aktiviert werden.
Aufgrund der Nutzung neuer Technologien, automatisierter Sprachverarbeitung und möglicher Gesundheitsdaten kann für bestimmte Use Cases eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Der Kunde ist als Verantwortlicher für diese Prüfung zuständig. VersOffice stellt, soweit verfügbar und angemessen, technische Informationen, TOM, Unterauftragnehmerlisten und Funktionsbeschreibungen zur Verfügung.
VersOffice kann diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich Rechtslage, Rechtsprechung, technische Umsetzung, Unterauftragnehmer, Funktionen oder Verarbeitungszwecke ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website bereitgestellt. Bei wesentlichen Änderungen, die Kunden betreffen, erfolgt eine angemessene Information über Website, E-Mail oder Kundenkonto.
26. Betroffene Personen, Datenarten und besondere Kategorien
Betroffene Personen können Anrufende, Endkunden, Interessenten, Versicherungsnehmer, Anspruchsteller, Dritte, Mitarbeitende des Kunden, Ansprechpartner und Nutzer des Kundenkontos sein. Datenarten können Kontaktdaten, Telefonnummern, Anrufmetadaten, Gesprächsinhalte, Audio, Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Kategorien, CRM-Notizen, Terminangaben, Anliegen, Vertrags-, Schaden- oder Änderungsinformationen sein.
Je nach Use Case können besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zu Versicherungsfällen, Krankheitsbildern, Leistungsfällen oder sonstige sensible Daten. Solche Daten werden nur nach Weisung und unter Verantwortung des Kunden verarbeitet. Der Kunde bleibt für Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit, Information der Betroffenen und Schutzmaßnahmen verantwortlich
27. Weisungen und Pflichten von VersOffice
VersOffice verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung besteht. Weisungen ergeben sich aus Hauptvertrag, Leistungsbeschreibung, Konfiguration in der Plattform, Supportanfragen, dokumentierten Einzelweisungen und diesem Dokument.
VersOffice informiert den Kunden unverzüglich, wenn VersOffice der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt. VersOffice darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung bis zur Klärung aussetzen.
VersOffice verpflichtet sich, personenbezogene Daten nur im Rahmen der Weisungen und Vertragszwecke zu verarbeiten, zur Verarbeitung befugte Personen auf Vertraulichkeit zu verpflichten, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umzusetzen, den Kunden im angemessenen Umfang bei Betroffenenrechten, Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Nachweispflichten zu unterstützen, Gesprächsdaten nicht zum Training eigener KI-Modelle zu nutzen und personenbezogene Daten nach Vertragsende nach Wahl des Kunden zu löschen oder zurückzugeben, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
28. Technische und organisatorische Maßnahmen
VersOffice setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um, die vor Go-live mit der tatsächlichen Implementierung abzugleichen und zu dokumentieren sind. Hierzu gehören Zutrittskontrollen beim EU-Hostinganbieter, individuelle Nutzerkonten, Passwortanforderungen, Rollen- und Rechtesysteme, optional Mehrfaktor-Authentifizierung, Mandantentrennung, Need-to-know-Prinzip und Protokollierung administrativer Zugriffe.
Weitere Maßnahmen betreffen verschlüsselte Übertragung, kontrollierte Schnittstellen, Dokumentation von Empfängern und Integrationen, Protokollierung relevanter Änderungen und Konfigurationen, Backup-Konzept, Wiederherstellungsverfahren, Monitoring, Incident-Management, getrennte Verarbeitung unterschiedlicher Kundenmandanten, Löschkonzept für Audiofiles, Transkripte, Zusammenfassungen und Backups sowie besondere Schutzmaßnahmen für KI-Verarbeitung, insbesondere keine Trainingsnutzung von Gesprächsdaten, Prüfung von EU-Hosting, Datenminimierung und Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.
29. Unterauftragsverarbeiter und Drittlandübermittlungen
Der Kunde erteilt VersOffice eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern, sofern VersOffice den Kunden über geplante Änderungen informiert und eine angemessene Widerspruchsmöglichkeit einräumt. VersOffice verpflichtet Unterauftragsverarbeiter auf Datenschutzpflichten, die den Pflichten dieses Auftragsverarbeitungsvertrags im Wesentlichen entsprechen.
Für das Hosting wird die Hetzner Online GmbH eingesetzt; die Server- und Backup-Infrastruktur befindet sich in Deutschland und Finnland. Für Telefonnummern und SIP-Trunking wird Voip2gsm in Tschechien genutzt. Die KI-gestützte Audio- und Sprachverarbeitung erfolgt über Google Ireland Limited beziehungsweise Google Cloud/Gemini. Die Mr Money Software GmbH übernimmt Weiterentwicklung, Support sowie die Betreuung der Infrastruktur. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe. Für den Versand von SMS-Nachrichten mit Anrufzusammenfassungen wird CM.com eingesetzt.
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich in der EU beziehungsweise im EWR verarbeitet. Drittlandübermittlungen erfolgen nur auf Weisung des Kunden oder soweit die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Vor dem Einsatz von Diensten ohne bestätigtes EU-Hosting, insbesondere neuen KI-Modellen, ist eine gesonderte Prüfung erforderlich.
30. Datenschutzverletzungen, Betroffenenrechte, Nachweise und Audits
VersOffice informiert den Kunden unverzüglich, nachdem VersOffice eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, soweit Daten des Kunden betroffen sind. Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Art und Umfang der Verletzung, betroffene Datenkategorien, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen und Ansprechpartner.
VersOffice unterstützt den Kunden im Rahmen des Zumutbaren und technisch Möglichen bei der Erfüllung von Ansprüchen betroffener Personen. Soweit sich Betroffene unmittelbar an VersOffice wenden und der Kunde Verantwortlicher ist, leitet VersOffice die Anfrage an den Kunden weiter oder weist auf den Kunden als Verantwortlichen hin.
VersOffice stellt dem Kunden auf Anfrage angemessene Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Auftragsverarbeitungsvertrags zur Verfügung, etwa TOM-Beschreibungen, Unterauftragnehmerlisten, Zertifikate oder Auditberichte, soweit vorhanden. Vor-Ort-Audits sind nach angemessener Vorankündigung, während üblicher Geschäftszeiten und unter Wahrung von Sicherheits-, Geheimhaltungs- und Betriebsinteressen möglich. Der Kunde trägt eigene Auditkosten und erstattet VersOffice angemessenen Aufwand, sofern kein konkreter Datenschutzvorfall oder begründeter Verdacht besteht.
31. Löschung, Rückgabe und Verantwortlichkeit des Kunden
VersOffice informiert den Kunden unverzüglich, nachdem VersOffice eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, soweit Daten des Kunden betroffen sind. Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Art und Umfang der Verletzung, betroffene Datenkategorien, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen und Ansprechpartner.
VersOffice unterstützt den Kunden im Rahmen des Zumutbaren und technisch Möglichen bei der Erfüllung von Ansprüchen betroffener Personen. Soweit sich Betroffene unmittelbar an VersOffice wenden und der Kunde Verantwortlicher ist, leitet VersOffice die Anfrage an den Kunden weiter oder weist auf den Kunden als Verantwortlichen hin.
VersOffice stellt dem Kunden auf Anfrage angemessene Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Auftragsverarbeitungsvertrags zur Verfügung, etwa TOM-Beschreibungen, Unterauftragnehmerlisten, Zertifikate oder Auditberichte, soweit vorhanden. Vor-Ort-Audits sind nach angemessener Vorankündigung, während üblicher Geschäftszeiten und unter Wahrung von Sicherheits-, Geheimhaltungs- und Betriebsinteressen möglich. Der Kunde trägt eigene Auditkosten und erstattet VersOffice angemessenen Aufwand, sofern kein konkreter Datenschutzvorfall oder begründeter Verdacht besteht.
Nach Ende der Verarbeitung löscht VersOffice personenbezogene Daten oder gibt sie nach Wahl des Kunden zurück, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Temporäre Audiofiles werden nach Transkription gelöscht. Transkripte, Zusammenfassungen und Aufgaben werden nach der vereinbarten oder konfigurierten Frist gelöscht. Backupdaten werden nach Ablauf des Backup-Zyklus überschrieben.
Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Information der Betroffenen, Rechtsgrundlagen, Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, Erforderlichkeit, Datenminimierung, Löschfristen, KI-Transparenzhinweise und gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung verantwortlich. Bei Widersprüchen zwischen diesem Auftragsverarbeitungsvertrag und dem Hauptvertrag gehen die Regelungen dieses Teils hinsichtlich der Auftragsverarbeitung vor.